4月になり新入社員の人も新人の教育係になった人も多いのではないでしょうか。
仕事をやっていく以上、円滑なコミュニケーションは重要です。
そのため、まず最初に教育することは《報連相の重要性》だと思います。
報連相が出来ないと円滑に仕事が進められないうえ、周囲からは《協調性が無い》《仕事が出来ない人》になってしまう可能性が非常に高いです。
こうならないために普段から報連相を実施することは大切ですが、中には私のように自分からコミュニケーションを取るのが苦手な人もいると思います。
こういう人たちが自分から報連相を実施出来るように《小さい報告会》を実施することをお勧めします。
自分からコミュニケーションが取れない人だけでなく、周囲にコミュニケーション取れてない人がいるという人もぜひ最後まで見て欲しいです。
小さい報告会とは
例えば会議や報告会では、上司含めた部署全体や部署内のチーム全員で開かれることが多いです。
頭に《小さな》と付けたのは、《小規模》で実施することを意味します。
具体的には、自分と先輩又は上司の2人だけで行うのがいいです。
自分が教育係等なら、自分と報連相が出来ない後輩の2人で行います。
小さい報告会をやる意味
それくらい席に聞きに来いと思うかもしれません。
しかし報連相が出来ない人はプライドが高く周囲に弱みを見せる事が出来ないことが多いです。
ですので、周囲に人がいる状況ではなかなか相談出来なかったりします。
そのため2人きりになれる空間を作ることで悩み等が話しやすくなります。
また予め報告会をすると決めておくことで、やるしかないという気持ちを奮い立たせることもできます。
小さい報告会のやり方
1.相手に時間を聞く
普段の会議の小さい版なので特に難しいことはありません。
報告会をしたい人に「〇曜日△時から業務の報告したいのですがよろしいですか」と尋ねます。
サイボウズ等の社員のスケジュール管理ツールがあるなら、確認して空いてそうな時間にしましょう。
予定が無ければOKの可能性は高いです。無理だったら相手に合わせましょう。
ここで注意点としては、「今からでもいい？」と言われる可能性もあるので、尋ねる際はある程度報告できる形にしておくことです。
2.時間と場所を確保
相手の時間を確認出来たら時間と場所を確保します。
時間の確保とは、相手にその時間他の予定が入らないようにします。「〇曜日△時 打ち合わせ」と相手の予定を押さえましょう。
先に予定を入れてしまえば、余程のことが無い限り大丈夫だと思います。
その後、場所を確保します。
理想は会議室ですが、休憩スペースなど2人になれる場所なら問題ありません。
なぜ会議室が理想かというと、コミュニケーションが取れていない人は高確率で《無能》だと思われています。この時点でやばいですが、会議室で打ち合わせを実施していることを周知にすることで、《私はちゃんと仕事してますよ》感を出せます。
3.再度日時と場所を連絡
「では〇曜日△時から30分程度会議室を抑えておくのでよろしくお願いします。」
相手に決まったことを伝えましょう。
4.（重要）定期的に開きたい旨を伝える
ここが最も重要です。
自分から会話をしないタイプの場合、この《報告会》が終わるともの凄い仕事をした感覚になります。
その結果、次の自発的な報告会は実施されないケースが多いです。なので、毎週決まった曜日の決まった時間にこの報告会を実施したい旨を伝えましょう。
「お時間よろしければ毎週このような報告会を実施したいのですがよろしいですか？」
断られることはほぼないと思います。別の予定が入っているなら相手に合わせましょう。
定期的に開催できることが決まったら、スケジュールに書いておきましょう。来週分だけじゃなく、ずっと先まで書いておいても大丈夫です。無理なら変えればいいだけです。
報連相が出来ないと会社では孤立しがちです。居づらくなっていずれ辞めてしまいたくなります。
しかし、《仕事が出来ない人》になると雑務しかさせてもらえず、成長しないので転職市場でも不利になります。
早いうちに《報連相が出来る》ように頑張ってください。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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