いつまでたっても仕事が終わらない。スケジュール管理が苦手。
こんな悩みありませんか？
もしくは周囲にずっと仕事しているのに全く進んでいない人はいませんか？
スケジュール管理の管理が出来ないと周囲からは《無能社員》と思われてしまいます。
《無能社員》になると重要な仕事が任されなくなり評価も下がり、最終的に窓際社内ニートになる可能性すらあります（経験談）。
会社に居づらい状況にならないために、私の経験をもとに《スケジュール管理が出来ない人》の特徴と改善方法を解説したいと思います。
スケジュール管理が出来ない人の3つの特徴
1.タスクが明確でない
傾向
「〇月△日までに問題を改善する」のように業務が漠然としています。
《では具体的に何をするのか》がわからずゴールまでの道筋を立てる事が出来ません。
また、ゴールを理解していない場合も多く間違ったアプローチをして最初からやり直しというパターンもあります。
対策
業務を細分化しましょう。詳細なほど良いです。
ゴールまでにどのようなことをしなければいけないのかを全て洗い出します。
洗い出したら、本当にそれらをクリアしたらゴールになるのかを考えます。
わからなけれな、担当者や上司に確認しましょう。
同様にゴールが明確でない場合も確認しましょう。ゴールが間違えていたら私のように間違った道に進んでしまい、やり直しになる可能性もあります。
2.業務にかかる時間がわからない
傾向
タスクが明確になったとしても各業務にかかる時間を想定できないと、期限には間に合いません。
これにはこのくらい時間がかかるからいつまでには終わる。という風な時間管理が出来ないと期限に間に合わない可能性は高いです。
私の場合「この業務が終わったら次はこれをやって・・・」という風に時間を考えず仕事を進めていたため、一つの作業に時間がかかってしまうと後ろの作業も遅れ期限に間に合わないことが何度もありました。
「△日までに今の業務を終わらせる」と決めても、そもそもその業務のゴールも曖昧だったので「どうなったら終わりなんだ？」という感じでした。
対策
制限時間を設けよう。
時間がわからないなら、業務を時間で区切ります。
考えなければならないことは15～20分程度考えてわからないなら上司に聞きましょう。
私が新人の頃、「15分考えて思いつかない場合はそれ以上考えても無駄」とよく言われました。それでもネットで必死に調べていたらよく怒られていました。
あまり簡単すぎる質問だと「それくらい自分で考えろ」と言われるかもしれませんが、考えてもわからないから質問してるわけなので自分の無知を認めて教えを乞えばいいと思います。
それで仕事が進むなら安いものです。
一番やってはいけないことは《期限に遅れること》なのですから。
3.優先順位をつけれない
傾向
《タスク管理が出来ない人は仕事が出来ない》という記事でも同様のことを解説しました。
優先順位を考えることは様々な場面で必要なので苦手という人は注意です。
対策
上記の記事でも解説しましたが《残務を全て書き出しましょう》
優先順位は業務の難易度や期限によって決まります。
優先順位が付けれない人は、出来そうな業務から取り掛かるので難易度の高いものほど終わっていません。
業務の細分化が出来たなら、1日の終わりに《あと何をすればいいのか》を整理する時間を作りましょう。
その際、この業務はいつまでに終わらないといけないかを書いてみてもいいと思います。自分のペースでいつ終わるのかではなく、《いつまでに》終わらないと今後のスケジュールに支障が出るかを考えてみてください。
まとめ
・タスクが明確でない→業務を細分化しよう！
・業務にかかる時間がわからない→制限時間を設けよう！
・優先順位を付けれない→残務を全て書き出そう！
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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